Descrizione del progetto

L’azienda. L’ULSS n. 5 Ovest Vicentino ha sede ad Arzignano (VI): ha un ambito territoriale di 500 Km quadrati, e serve 22 Comuni delle provincia di Vicenza.

L’esigenza. All’interno dell’organizzazione, l’acquisto di particolari beni e servizi deve essere sottoposto ad approvazione. In particolare, è previsto un iter (abbastanza articolato) per l’approvazione dell’acquisto di nuove attrezzature informatiche (pc, server, stampanti, dispositivi di rete, ecc.). La modalità di gestione dell’iter era la seguente: la persona che proponeva l’acquisto compilava un modulo cartaceo, il quale poi passava di scrivania in scrivania, per essere visionato e approvato dalle persone coinvolte nella decisione (resp. acquisti, resp. IT, ecc.). In taluni casi il modulo era scansionato ed allegato a una email. Tale modalità presentava non pochi problemi: impossibilità di disporre dell’approvazione in tempi certi, impossibilità di conoscere in quale fase era ferma una richiesta non ancora ultimata, difficoltà nell’inoltrare dei solleciti, ecc.

La soluzione. Dopo essere stato mappato su carta (più di quaranta gli elementi grafici), il workflow è stato implementato in Activiti. Parallelamente, è stato installato un Alfresco edizione Community (versione 4.2e), che funge da interfaccia (con Alfresco Share) per Activiti, a da database per i metadati del workflow. La persona che propone l’acquisto compila una form (la richiesta propriamente detta) su Share: la richiesta passa in successione ai vari responsabili, i quali ricevono una email di notifica e possono visualizzare la richiesta tra “I miei task” della propria home page in Share. Dato che una richiesta può essere composta di più articoli, a un certo punto il workflow principale invoca enne workflow secondari indipendenti (quanti sono gli item della richiesta): quando tutti gli enne workflow secondari sono terminati, il controllo passa nuovamente al workflow principale.

Benefici.

 

    • Risparmio di tempo (ogni utente non ha più l’onere di passare il modulo cartaceo alla persona successiva).

 

    • Monitoraggio puntuale dei workflow.

 

    • Possibilità di disporre di dati e statistiche (es. tempo di approvazione medio).

 

    • Notifiche automatiche (via email).

 

SCARICA L’APPROFONDIMENTO SU QUESTA ESPERIENZA DI GESTIONE DEI PROCESSI IN AMBITO SANITARIO.

 

Data
2014
Cliente
ULSS 5
5.1.0.port_ant_ulss5