Descrizione del progetto

L’esigenza dell’Università

 

Gli operatori dei diversi dipartimenti dell’Università ogni giorno hanno a che fare con documenti e procedure che richiedono l’approvazione dei loro diretti dirigenti, del Rettore e del Direttore Generale.

 

Una procedura realizzata in modo tradizionale che moltiplicata per tutti i settori, tutti i tipi di documenti e richieste, calata su una realtà con più sedi distribuite sul territorio e che coinvolge figure apicali dell’organizzazione, causava rallentamenti e lungaggini se non dei veri e propri disservizi.

 

La soluzione di Intesys

 

Il responsabile dei sistemi informativi, avendo già effettuato alcuni investimenti nell’area della gestione digitale dei documenti, aveva a disposizione un ambiente Alfresco e ha quindi deciso di valutare la dematerializzazione del flusso documentale.

 

Alfresco è una piattaforma che si presta perfettamente a consolidare al suo interno diversi tipi di procedure e servizi. Gli strumenti standard che mette a disposizione ci hanno permesso di impostare gli elementi portanti del progetto, l’inserimento dei documenti a sistema da parte dei redattori e il disegno secondo le logiche del BPMN dei flussi di approvazione. Ma non avendo nativamente integrati i sistemi di firma digitale abbiamo costruito alcune interfacce che hanno meritato attenzione e cura, nella loro funzionalità e immediatezza, vista la frequenza di utilizzo da parte degli utenti e vista la natura degli attori coinvolti.

 

La Cura per l’ergonomia

 

A questo proposito è stata posta particolare attenzione all’ergonomia della procedura, perché semplificasse e velocizzasse il più possibile le operazioni sui documenti. Abbiamo quindi previsto:

 

    • Conversioni in PDF dei fascicoli automatiche all’atto della richiesta della firma.

 

    • Possibilità di aggregare su un unico cruscotto dei firmatari tutti i documenti in arrivo da tutti i dipartimenti, per renderne omogenea la gestione.

 

    • Il potenziamento degli strumenti di ricerca e filtro sulle pratiche, per garantire la maggior rapidità di azione possibile.

 

    • Abbiamo introdotto la possibilità di agire in maniera massiva su serie di documenti omogenee, per velocizzare le operazioni di Dirigenti, Rettore e Direttore Generale.

 

I benefici

 

Tra i benefici tipici dei progetti di digitalizzazione e di workflow management, in questo caso alcuni aspetti si sono rivelati particolarmente migliorativi, come ad esempio:

 

    • Drastica riduzione dei tempi di transito dei documenti tra più soggetti da giorni a minuti.

 

    • Azzeramento dei trasferimenti di documenti tra diversi uffici e sedi, con benefici sia di immediatezza sia di sicurezza.

 

    • Tracciatura di tutte le operazioni.

 

    • Superamento delle attività ripetitive di firma autografa.

 

    • Centralizzazione in un unico sistema delle attività e dei documenti provenienti da tutti i dipartimenti.

 

    • Automatismi nella pubblicazione sul portale.

 

    • Visibilità istantanea dello stato di una pratica da parte di ogni utente coinvolto nel processo o abilitato.

 

Grazie ad un framework flessibile come Alfresco, abbiamo potuto progettare la soluzione contando su uno strumento standard, aperto e potente, sul quale consolidare anche questa applicazione documentale. Inoltre, grazie all’uso dei nostri tool di sviluppo raccolti nelle Orange Extensions, abbiamo potuto garantire l’implementazione della firma digitale, la costruzione di interfacce efficaci, l’introduzione di automatismi sui documenti caricati, le funzionalità avanzate del pannello di gestione dei task dei workflow da parte degli utenti e abbiamo potuto realizzare una procedura semplice, sofisticata e risolutiva che è stata molto apprezzata dal committente e dagli utenti, garantendo budget di spesa contenuti e rapidità di sviluppo e messa in produzione.

 

Per saperne di più:

 

 

    • Scarica il white paper con la descrizione articolata dell’intera soluzione.

 

Data
2015
Cliente
Università degli Studi di Verona
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