La crescente richiesta di funzionalità documentali da parte delle aziende e della Pubblica Amministrazione unita alla maggiore ricerca di snellezza ed efficienza e alle indicazioni normative che privilegiano l’open source e le architetture a servizi sono le premesse che rendono Alfresco lo strumento ideale con cui costruire una gestione integrata dei diversi processi aziendali.
Automatizzare l’intero ciclo di vita della corrispondenza in ingresso e in uscita.
Rendere le azioni di protocollazione utilizzabili in modo integrato all’interno dei workflow e dei processi aziendali.
La soluzione OpenPI ti permette di integrare funzionalità documentali e collaborative che snelliscono le procedure e migliorano l’efficienza dell’ente, permettendo di sfruttare al meglio il patrimonio di informazioni digitali.
A questo scopo, sullo standard Alfresco abbiamo costruito:
Le 3 caratteristiche tecniche funzionali alla trasformazione digitale dei processi aziendali.
Il repository documentale, oltre a gestire le comunicazioni in ingresso e in uscita del protocollo, è in grado di acquisire, distribuire e archiviare tutti i flussi documentali dell’ente, siano essi provenienti da sistemi legacy (gestionali, dipartimentali) che documenti non strutturati, abbattendo i silos chiusi di informazioni, permettendo aggregazioni di informazioni provenienti da fonti differenti e centralizzando potenzialmente tutto l’archivio informativo di un’organizzazione.
Grazie agli standard propri dell’open source e in particolare dell’architettura a servizi, il sistema è in grado di esporre via API tutte le funzioni di protocollo, rendendo possibile, per esempio, l’upload di documenti e la loro protocollazione da un portale pubblicato in rete o esponendo automaticamente sul sito quei documenti destinati alla pubblicazione.
Grazie al motore di workflow Activiti è possibile disegnare processi di composizione documentale o cicli approvativi che eseguono anche azioni di protocollo, come ad esempio l’assegnazione per competenza automatica di un documento creato su office o la protocollazione automatica di un documento a fine iter approvativo dopo la firma elettronica. Le procedure più comuni realizzate con queste funzionalità sono le gestioni di delibere e determine.
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