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Nel precedente articolo abbiamo visto come la metodologia di Design Thinking può essere messa in pratica tramite un co-design workshop, definendo in cosa consiste questa attività di progettazione collaborativa e quali benefici può apportare. Ogni workshop prevede un lavoro di progettazione ad hoc, a cura di uno o più facilitatori che hanno il compito di strutturare le attività e guidare la sessione di co-design.
Vediamo ora quali sono le caratteristiche che un workshop di co-design deve avere per essere efficace e costruttivo.

Com’è strutturato un workshop di co-design?

Un workshop di design collaborativo si inserisce solitamente all’interno di un progetto più ampio ed è preceduto da una serie di attività di ricerca e di comprensione del contesto, che permettono di definire un obiettivo chiaro e ben perimetrato come scopo della sessione.

A seconda della fase del progetto e degli obiettivi specifici, si possono distinguere tre macro-tipologie di workshop:

  1. Workshop di allineamento: utile in fase introduttiva per immergersi in un certo tema e allineare il gruppo di lavoro.
  2. Workshop di ideazione: applicabile nella fase del progetto in cui si cerca di trovare delle soluzioni e generare idee innovative.
  3. Workshop di valutazione: entra in gioco quando è necessario valutare le idee che sono state portate avanti e sviluppate attraverso dei prototipi.

La struttura degli incontri è di fondamentale importanza e può determinare il successo o il fallimento di un workshop. Solitamente le attività sono pianificate con obiettivi specifici e tempistiche ben ritmate, in modo da facilitare il coinvolgimento dei partecipanti e il raggiungimento dell’obiettivo.

In base all’obiettivo e ai risultati delle prime fasi del progetto, si stabiliscono le persone da coinvolgere in modo che siano rappresentative di tutti gli stakeholder interessati al progetto.

Il facilitatore guida strategicamente i partecipanti nel workshop, favorendo il loro contributo e il loro coinvolgimento. A livello pratico, il facilitatore stabilisce la scaletta delle attività e un calendario condiviso per fissare gli appuntamenti settimanali a cui tutti possono partecipare.
La durata media di un workshop dipende molto dall’obiettivo che si vuole raggiungere e dal numero di attività previste. Nel nostro caso una sessione prevede una media di 4-6 ore di lavoro condiviso.

Le attività di un workshop di co-design

La struttura generale di un workshop di Design Thinking prevede solitamente:

  1. Una fase iniziale, con un’introduzione al tema e alle attività della sessione;
  2. Una fase di esplorazione o divergenza;
  3. Una fase di convergenza, utile a convogliare il lavoro svolto verso delle scelte condivise;
  4. Una fase di chiusura e presentazione dei risultati delle attività della sessione.

Le attività che si svolgono durante un workshop sono le più disparate e vengono rimescolate a seconda delle esigenze: non capita di rado che esse vengano modificate o inventate ad hoc per facilitare il team di lavoro a raggiungere più agilmente l’obiettivo.
Spesso queste attività prevedono una componente ludica, che mette in gioco delle dinamiche diverse rispetto a quelle a cui si assiste durante un meeting più formale. Inoltre, si utilizzano sovente materiali e supporti visivi utili a fare da appoggio alla conversazione o come strumenti di sintesi.

Per supportare queste attività serve uno spazio dedicato, che consenta di ospitare tutti gli invitati, sia che lavorino in piccoli gruppi che in un unico gruppo e che permetta di utilizzare gli spazi e le pareti per esporre i diversi materiali che si generano a mano a mano che si svolge la sessione. Questo spazio, chiamato solitamente War Room, ha la funzione di aiutare il team a lavorare con supporti visivi e riorganizzare le informazioni sfruttando l’area come una grande mappa mentale condivisa da tutto il gruppo. Ove possibile, questo luogo rimane dedicato al progetto anche nel periodo che intercorre tra un workshop e l’altro, tenendo i materiali visibili e consultabili da tutti coloro che usufruiscono della stanza: un modo alternativo ed efficace di rendere partecipe il resto dell’azienda di quanto sta accadendo tra quelle quattro mura.

Come abbiamo visto, i workshop di co-design sono momenti strategici utili ad allineare il punto di vista delle persone e individuare soluzioni efficaci a risolvere un problema. Per raggiungere gli obiettivi del progetto e godere dei benefici di una sessione di design collaborativo è importante affidarsi ad esperti che siano capaci di guidare e massimizzare il contributo di tutti verso un obiettivo comune. Seguite il nostro Journal per approfondire come svolgiamo i workshop di Design Thinking per i nostri clienti.

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Lucia Cosma
User Experience Designer

Lucia progetta servizi e prodotti digitali con un approccio olistico, che tiene conto delle esigenze degli utenti e del business. Combinando una serie di tecniche di Service Design, Co-design e Design Thinking, Lucia in Intesys cura l’esperienza utente e la fattibilità delle soluzioni proposte.

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