Perché i progetti digitali sforano tempi e budget (e come evitarlo): i casi Palazzetti e Fratelli Carli

Molte aziende avviano progetti di innovazione digitale per migliorare l’efficienza operativa, sviluppare nuovi servizi e rispondere rapidamente alle richieste del mercato. Non di rado, però, questi progetti digitali finiscono per sforare i budget previsti e accumulare ritardi, mentre i mercati sottostanti continuano ad accelerare.
Spesso le cause non sono quasi mai solo tecnologiche. Più spesso dipendono da problemi di definizione dei requisiti, collaborazione tra team e gestione del progetto.
In questo articolo analizziamo perché molti progetti digitali sforano tempi e budget e come evitarlo grazie a un approccio metodologico più integrato. Vedremo inoltre due casi reali di applicazione: i progetti sviluppati per Palazzetti e Fratelli Carli.

Perché molti progetti digitali sforano tempi e budget

I risultati della nostra Survey sulle pratiche e le performance di progettazione IT mostrano che raramente il problema è una carenza di competenze tecniche. Più spesso emerge una fragilità metodologica che rende difficile la gestione dei progetti digitali complessi:

• I requisiti sono chiari fin dall’avvio solo nel 36% dei progetti;
• Tra design e sviluppo persistono silos di comunicazione e di processo;
• Il coinvolgimento degli stakeholder avviene spesso in modo tardivo e reattivo.

Il risultato è un effetto a catena: ritardi nelle attività, fenomeni di scope creep che fanno aumentare l’effort medio tra il 15% e il 25% e uno slittamento dello User Acceptance Testing (UAT) che in media arriva a 2-3 settimane. In questo contesto, rispettare il budget diventa un risultato raggiunto con costanza da meno della metà delle aziende.

Come gestire progetti digitali complessi: la metodologia Design to Deliver

In Intesys abbiamo sviluppato e applichiamo una metodologia pensata per affrontare e vincere le principali sfide dei progetti digitali complessi: Design to Deliver (D2D).

La metodologia si basa su una redistribuzione dell’effort progettuale e su una forte integrazione tra progettazione, design e sviluppo, concepiti non come fasi separate ma come parti di un flusso di lavoro continuo e iterativo.

1. L’effort progettuale viene spostato in modo significativo verso le fasi iniziali del ciclo di vita. La nostra survey evidenzia che oltre il 60% delle criticità di un progetto nasce infatti nella fase di raccolta e definizione dei requisiti. Per questo, il modello Design to Deliver prevede di investire più tempo e risorse nelle attività di discovery, co-design e prototipazione, così da chiarire fin dall’inizio obiettivi, vincoli e funzionalità. Il tempo dedicato a queste fasi viene ampiamente recuperato in quelle successive grazie alla riduzione dei rework e dello scope creep.
2. Nel modello Design to Deliver esistono sì cinque macro-fasi concettuali, dalla discovery e definizione della strategia, alla raccolta e formalizzazione dei requisiti, fino a sviluppo, rilascio e ottimizzazione, ma non sono pensate come passaggi sequenziali e isolati. Al contrario, si sviluppano in modo sovrapposto e collaborativo: design, business, utenti e team IT lavorano insieme lungo tutto il percorso, contribuendo ciascuno fin dalle prime fasi e continuando a interagire durante lo sviluppo. In questo modo si riducono ambiguità, incomprensioni e passaggi di consegne tra team che spesso rallentano i progetti digitali.

Benefici concreti del D2D nel ciclo di vita dei progetti digitali

Design to Deliver è una metodologia pensata per produrre benefici tangibili lungo tutto il ciclo di vita dei progetti digitali. Nella nostra esperienza, questo approccio consente innanzitutto di:

• Rafforzare la collaborazione tra i team;
• Dedicare risorse adeguate alle varie fasi;
• Adottare un reale approccio multidisciplinare e integrato;
• Rendere prevedibili tempi, costi e risultati.

Il punto chiave è che molte inefficienze vengono intercettate prima che il codice venga scritto, riducendo drasticamente rework, cambi di direzione e incomprensioni tra le diverse funzioni coinvolte.

Nel white paper “Progettare bene per sviluppare meglio”, che ti consigliamo di scaricare per approfondire il tema, abbiamo raccolto alcune evidenze misurabili emerse su diversi orizzonti temporali.

1. Nel breve periodo (0–3 mesi), i benefici riguardano soprattutto la chiarezza progettuale, con una riduzione di oltre il 50% delle richieste di chiarimento da parte degli sviluppatori.
2. Nel medio periodo si osservano invece effetti concreti sull’andamento del progetto, come una riduzione significativa dello scope creep e una maggiore velocità nella delivery.
3. In un arco temporale più lungo, tra 6 e i 12 mesi, i vantaggi diventano anche economici: il budget è più prevedibile, cresce l’adozione delle soluzioni da parte degli utenti e il ROI risulta chiaramente visibile e positivo dopo circa 6 mesi.

Due casi reali di progetti digitali: Palazzetti e Fratelli Carli

In Intesys, utilizziamo il Design to Deliver per lo sviluppo di soluzioni digitali sempre più efficaci e rispettose di tempi e budget. Negli ultimi anni, abbiamo adottato la metodologia in numerosi progetti, con particolare attenzione a quelli più complessi e articolati, dove la presenza di molti stakeholder, sistemi e requisiti rende fondamentale un approccio solido e innovativo.

Tra i progetti più significativi possiamo citare le esperienze realizzate per Palazzetti e Fratelli Carli.

1. Per il Gruppo Palazzetti abbiamo progettato e sviluppato un portale dedicato ai partner commerciali, pensato per semplificare la gestione delle attività della rete vendita e migliorare l’accesso a informazioni, materiali e strumenti operativi.
L’adozione dell’approccio D2D ha permesso di coinvolgere fin dalle fasi iniziali le diverse funzioni aziendali attraverso interviste, momenti di analisi condivisa e workshop di co-design. Questo lavoro ha portato non solo a chiarire i requisiti chiave del progetto, ma anche a generare e valutare nuove idee funzionali per il portale, arrivando di fatto a una vera co-progettazione del servizio insieme agli stakeholder.
Le funzionalità individuate sono state poi validate attraverso prototipi navigabili, utilizzati come riferimento condiviso tra design, business e sviluppo. Questo ha ridotto le ambiguità progettuali e ha permesso ai team di lavorare in continuità, portando alla realizzazione della piattaforma con un flusso di delivery fluido, efficace ed efficiente.

2. Per Fratelli Carli, abbiamo progettato e sviluppato un nuovo portale per la gestione dei processi di fatturazione e contabilità clienti e trasportatori, sostituendo il precedente sistema basato su mainframe con una piattaforma web più moderna, mantenendo però la continuità con le modalità operative già consolidate nei team amministrativi.
Il progetto è stato sviluppato adottando il modello Design to Deliver, che ha previsto il coinvolgimento diretto delle funzioni aziendali del cliente, incluso il reparto tecnico, nella mappatura dei bisogni e dei processi esistenti, oltre che nella definizione delle priorità. Questo lavoro ha permesso non solo di raccogliere requisiti chiari e valutare le migliori soluzioni tecniche, ma anche di ripensare e semplificare alcuni processi operativi, integrando nel nuovo sistema automatismi e modelli più efficienti.
Allo stesso tempo, grazie alla collaborazione continua tra design e sviluppo, è stato possibile lavorare in modo congiunto su interfaccia e User Experience e su aspetti tecnici e infrastrutturali, trasferendo direttamente nel prodotto finale le esigenze espresse dagli utenti e rendendo il nuovo gestionale più semplice da utilizzare e da gestire.

Conclusione

Gestire progetti digitali complessi richiede oggi molto più delle sole competenze tecniche. È necessario un approccio metodologico capace di integrare business, design e sviluppo fin dalle prime fasi del progetto.

L’esperienza maturata con la metodologia Design to Deliver dimostra che investire maggiormente nelle fasi di discovery, co-design e prototipazione permette di ridurre ambiguità, rework e fenomeni di scope creep, rendendo più prevedibili tempi, costi e risultati.

I casi di Palazzetti e Fratelli Carli mostrano come questo approccio possa migliorare concretamente la gestione dei progetti digitali, trasformando iniziative complesse in soluzioni efficaci e sostenibili nel tempo.