I 5 errori nella gestione documentale aziendale che Alfresco ti aiuta a evitare

La gestione documentale rappresenta ancora una sfida in molte organizzazioni, dove file e dati sono spesso sparsi su sistemi eterogenei e poco coordinati. Questo comporta non solo inefficienze e perdita di tempo, ma anche rischi legati a sicurezza, compliance e governo delle informazioni. In questo articolo analizzeremo 5 errori ricorrenti nella gestione di documenti e dati aziendali che possono essere prevenute e governate da Alfresco.

Cos’è Alfresco e quali errori di gestione dei contenuti aziendali previene

Alfresco si propone come piattaforma di gestione documentale moderna, open source e già pronta per l’utilizzo in azienda: robusta e sicura, offre servizi di content management facilmente estendibili e adattabili alle esigenze di ogni organizzazione. Può essere utilizzata sia come soluzione documentale completa, sia come piattaforma sottostante che, grazie alle API, consente di gestire e orchestrare documenti e processi anche in ambienti IT complessi e diversificati, mantenendo sempre il governo centralizzato e sicuro del patrimonio informativo aziendale. Insomma, la soluzione ideale per supportare la trasformazione digitale delle aziende.

Da molti anni in Intesys adottiamo questo strumento proprio per le sue caratteristiche di flessibilità, integrazione e scalabilità, e per il livello di risposta alle più diffuse problematiche connesse alla scarsa o imprecisa gestione dei dati e dei flussi a loro correlati.

Vediamo nel dettaglio 5 errori nella gestione dei contenuti aziendali che Alfresco aiuta ad evitare, a beneficio di sicurezza, business continuity e velocità di processo.

1. Caos e scarso controllo sulle informazioni

Il più classico degli errori, e forse quello più sottovalutato, è la gestione incontrollata delle informazioni aziendali. File, dati e documenti si accumulano in modo frammentato su file server, desktop, e-mail e strumenti in cloud diversi. In assenza di un sistema centralizzato, si generano duplicazioni, versioni non allineate, difficoltà a individuare la copia più aggiornata e definitiva. Ne derivano perdita di tempo, inefficienza e rischi di smarrimento di informazioni strategiche.

Con Alfresco è possibile risolvere questi problemi grazie a un repository centralizzato che rappresenta una “single-source of truth”. Ogni documento viene gestito tramite un avanzato controllo di versione, con tracciamento automatico delle modifiche e un audit trail completo. L’arricchimento dei file con metadati contestuali facilita l’organizzazione e la ricerca, rendendo più semplice reperire ciò che serve, quando serve, eliminando dispersioni e confusione.

2. Workflow di gestione e condivisione dati lenti e dis-organici

Un altro errore tipico è fermarsi al concetto di semplice repository, senza presidiare in modo strutturato i workflow collaborativi che coinvolgono i documenti. Così, capita spesso che le informazioni vengano condivise via e-mail, senza controllo sulle versioni, senza visibilità su “chi deve fare cosa” e, in alcuni casi, si continui con stampa e firma fisica. Tutto questo rallenta i processi, genera colli di bottiglia e nasconde costi dovuti a inefficienze e perdite di tempo.

Alfresco offre una soluzione integrata grazie al suo motore BPM Activiti, che consente di automatizzare e orchestrare i flussi documentali. La gestione basata su regole e stati, la notifica automatica dei task e il monitoraggio in tempo reale permettono di avere sempre sotto controllo lo stato di avanzamento di ogni processo (come la fatturazione, la revisione contratti, la gestione degli ordini d’acquisto). L’integrazione tramite API consente inoltre di collegare Alfresco agli altri applicativi aziendali, abbattendo le operazioni manuali e riducendo il margine di errore.

3. Disinteresse per l’apetto della User Experience

Questo errore riguarda soprattutto le aziende che si affidano ancora a soluzioni ECM datate. Un sistema poco intuitivo o con interfacce obsolete genera frustrazione negli utenti, che spesso preferiscono aggirare i canali ufficiali per lavorare in modo più rapido, alimentando fenomeni di shadow IT e perdita di controllo sulle informazioni. La mancanza di supporto alle modalità di lavoro moderne rappresenta oggi un grande ostacolo all’adozione diffusa dei sistemi documentali.

Alfresco si distingue per la sua attenzione all’esperienza utente, offrendo strumenti low-code che permettono di progettare e sviluppare rapidamente applicazioni e interfacce personalizzate. Componenti UI riutilizzabili e pieno supporto per dispositivi mobile rendono possibile lavorare in modo agile, sia in ufficio che da remoto, garantendo sempre semplicità, velocità e un’esperienza coerente su tutti i device.

Grazie alla sua architettura interamente orientata alle API, Alfresco può essere adottato come piattaforma documentale “a servizi”, erogando tutte le funzionalità documentali anche verso sistemi e applicativi aziendali eterogenei di qualsiasi complessità, i quali possono concentrarsi con la massima libertà nella realizzazione delle proprie interfacce utente, sicuri che il governo dei documenti in Alfresco sia in buone mani.

4. Governance lasciata in secondo piano

Quando mancano regole chiare su conservazione e cancellazione dei documenti, le informazioni si accumulano senza controllo: nasce il cosiddetto “dark data”. In queste condizioni, l’azienda rischia di non essere in grado di dimostrare la conformità a leggi e regolamenti, con possibili multe, sanzioni e danni reputazionali in caso di controlli o incidenti.

Alfresco risponde a queste esigenze con strumenti di governance integrati (Alfresco Governance Services), che automatizzano la gestione del ciclo di vita delle informazioni: dalla creazione, alla classificazione, alla conservazione con regole di retention complesse, fino all’archiviazione o eliminazione a norma di legge. Le policy sono configurabili in base alle esigenze aziendali e consentono di garantire la conformità alle diverse normative globali e settoriali.

5. Mancanza di insight dai contenuti

Un altro limite molto diffuso è archiviare e classificare i documenti senza sfruttare il valore che questi contengono. In molti casi si finisce per costruire un “data lake” che, senza analisi, non si trasforma mai in una vera fonte di conoscenza utile al business, perdendo occasioni strategiche di crescita e innovazione.

Alfresco mette a disposizione Intelligence Services (AIS), integrando funzionalità di intelligenza artificiale e machine learning tramite servizi cloud come Amazon Comprehend, Rekognition, Textract. Questi strumenti permettono di analizzare i contenuti in profondità, estrarre insight, automatizzare la classificazione, l’estrazione dati e il riconoscimento di informazioni chiave dai documenti aziendali, rendendo l’archivio una risorsa attiva e strategica per il business.

Perché scegliere Alfresco e il valore aggiunto di Intesys

Alfresco è la piattaforma open source di Enterprise Content Management più diffusa a livello internazionale, scelta da migliaia di organizzazioni pubbliche e private per la sua robustezza, scalabilità e flessibilità. È progettata per gestire l’intero ciclo di vita dei contenuti aziendali in modo sicuro, conforme ed efficiente: dall’acquisizione all’archiviazione, dalla classificazione alla conservazione, fino all’erogazione e valorizzazione delle informazioni. Grazie alla sua architettura aperta e all’integrazione nativa con Activiti per la gestione avanzata dei processi BPMN, Alfresco rappresenta la soluzione ideale per superare le limitazioni delle piattaforme legacy e lo strumento per supportare la trasformazione digitale delle organizzazioni moderne.

Ma ogni strumento e ogni progetto, come appunto uno di gestione dei contenuti aziendali, ha bisogno dell’apporto di un partner specializzato ed esperto per poter dare il massimo risultato. In Intesys abbiamo non solo competenze tecniche, normative e di dominio, ma anche una lunga esperienza nello strumento Alfresco e nella sua implementazione in contesti di diversa struttura e complessità. Inoltre offriamo un nostro approccio sinergico e integrato grazie alle competenze diversificate dei nostri team, dall’analisi al design alla progettazione e allo sviluppo, in grado di accompagnare i progetti di trasformazione digitale in ogni fase del ciclo di vita.

Hai bisogno di avviare un sistema efficace per la gestione documentale e dei contenuti, ma non sai come iniziare?

Intesys è al tuo fianco per accompagnarti nello sviluppo di soluzioni con Alfresco, dall’analisi, alla configurazione su misura, all’integrazione con altri sistemi, dall’installazione al supporto completo.