Digital Workplace: i 10 ingredienti per una intranet di successo

La forza della Digital Transformation ha travolto anche la comunicazione all’interno dell’azienda, sia ridisegnandola nella sua funzione sia ridefinendo gli strumenti attraverso cui implementarla.

La diffusione di internet, l’aumento della connettività tramite dispositivi mobili e lo sviluppo di reti sociali all’interno di piattaforme web sono i principali fenomeni che hanno attivato questa rivoluzione, riconfigurando il sistema informativo aziendale in modo collaborativo, social e mobile.

Le funzioni di una intranet aziendale moderna

La rivoluzione digitale ha contagiato l’ambiente di lavoro, influendo direttamente sui modelli organizzativi che devono essere in grado di adattarsi ai cambiamenti per garantire la centralità delle persone e soddisfare i loro bisogni.
Uno degli strumenti più diffusi nelle aziende di medio-grandi dimensioni è la intranet aziendale, definibile come:

lo strumento che offre e integra funzionalità aziendali a supporto della comunicazione e dell’operatività individuale, facilitando la collaborazione e l’aggregazione sociale del personale, anche quando non sono davanti al PC.

Gli obiettivi di una intranet aziendale moderna sono, infatti, legati al miglioramento dei processi interni, sia in termini di comunicazione che di procedure operative, e all’aumento della collaborazione tra i dipendenti, favorendo il livello di coinvolgimento degli stessi nell’organizzazione.

Il risultato è un sistema strutturato delle informazioni che migliora l’efficienza aziendale grazie all’accorpamento di diverse funzioni:

1. Centralizzare e organizzare le informazioni rendendole facilmente ricercabili e accessibili secondo diversi profili di utenza.
2. Ottimizzare i processi interni e i flussi lavorativi tramite procedure standardizzate, integrando applicativi per lo svolgimento dell’operatività.
3. Archiviare e gestire documenti condivisi per evitare la duplicazione della documentazione e attivare meccanismi collaborativi.
4. Supportare la comunicazione interna per evitare inesattezze, malintesi e inefficienze tipiche del passaparola.
5. Attivare la collaborazione interna tra i dipendenti grazie a meccanismi di condivisione e di partecipazione attiva.
6. Diffondere l’identità aziendale per migliorare il senso di appartenenza dei dipendenti.

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I 10 ingredienti per una intranet aziendale vincente

La intranet aziendale non è più solo un sito web, ma è lo strumento che consente in qualsiasi momento di raggiungere e abilitare i propri dipendenti alle attività e alla vita aziendale.
Per raggiungere questo risultato e rispondere ai cambiamenti del mercato con uno strumento organizzativo vincente sono indispensabili alcuni elementi:

1. Sistemi di autenticazione – come il sistema di controllo Single Sign On (SSO) – che facilitano l’accesso sicuro ed immediato agli applicativi con un unico passaggio.
2. Aggregatori e dashboard per facilitare la rappresentazione delle informazioni, evidenziare le notifiche e integrare varie sorgenti di dati.
3. Area personalizzabile e dinamica in cui i dipendenti possono gestire direttamente le proprie preferenze.
4. Content Management System per creare, organizzare e gestire i contenuti in capo alle diverse aree funzionali.
5. Componenti social per abilitare la collaborazione tra i dipendenti e la condivisione delle informazioni:
   – profilo utente e rubrica dei contatti per collocare le persone nel contesto aziendale
   – chat e forum per facilitare e velocizzare la comunicazione
   – blog tematici per favorire la diffusione delle informazioni, dando voce ai dipendenti e offrendo la possibilità di commentare e apprezzare i contenuti
6. Gestione documentale per gestire i flussi informativi e approvativi nonché storicizzare i documenti.
7. Integrazione applicativi per l’accesso agli strumenti necessari allo svolgimento delle attività dei diversi profili utente.
8. Knowledge Management per organizzare strutture dati aziendali secondo le esigenze dei diversi dipartimenti o gruppi di utenti.
9. Motore di ricerca integrato per l’accesso immediato alle informazioni.
10. Piattaforma tecnologica che, preservando la sicurezza, renda fruibile in mobilità le funzionalità elencate sopra.

Realizzare una intranet aziendale è un progetto in evoluzione

Le intranet aziendali moderne collegano le persone e i sistemi garantendo accessibilità, produttività, integrazione e influiscono direttamente sull’efficienza dell’organizzazione, favorendo il business aziendale.

Attivare una piattaforma di digital workplace è un progetto ampio e complesso, che evolve nel tempo in simbiosi con i comportamenti delle persone all’interno dell’organizzazione.
Ne è l’esempio il progetto di intranet aziendale realizzato per ARAG Assicurazioni, una piattaforma dinamica e in continua evoluzione, che costituisce la porta d’ingresso digitale in azienda.

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