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Il punto sulla gestione documentale

05 Dic 2014 - Nessun commento - by Alessandro Lavarra

Il punto sulla gestione documentale

05 Dic 2014 - Nessun commento - by Alessandro Lavarra
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La nuova organizzazione digitale, con il suo messaggio di interazione multi-canale, creatività  ed innovazione, si scontrerà  con il tradizionale modello del classico ECM.
(Gartner Jan 14)

Abbiamo scelto questa frase, letta in un recente report di Gartner, come spunto per raccogliere le idee intorno allo stato della “Gestione Documentale”. Ad alcuni questo tema appare come un argomento consolidato, visto con gli occhi di un operatore attivo su più fronti della rivoluzione digitale, invece mostra la necessità  di nuovi approcci e sposta in alto l’asticella degli obiettivi che permette di raggiungere nei nuovi scenari imposti dalla digitalizzazione.

Siamo in una fase di cambiamento che, come ogni trasformazione, presenta delle opportunità  e nasconde dei rischi.
In queste fasi è particolarmente importante avere obiettivi chiari per cogliere le prime, e strategie lungimiranti per scongiurare i secondi.

La disciplina dell’ECM si occupa sempre di creare, distribuire, archiviare e ricercare documenti ma, a differenza del passato, per quanto recente, queste azioni devono tener conto di radicali cambiamenti su cosa intendiamo per contenuti e su come ci aspettiamo di usufruirne.

I contenuti aziendali si sono trasformati: ai gestionali e agli strumenti “office” tradizionali si sono aggiunti PEC, trasmissioni EDI, XML, diffusione di immagini e video. Pensiamo, per esempio, alla registrazione di una videoconferenza o a un’immagine di una lavagna lim. O ancora alle foto allegate ad una mail per una richiesta di reso, senza contare che, secondo Gartner, nel giro di un paio d’anni le comunicazioni verso i clienti avverranno principalmente utilizzando brevi filmati e video.

Alcune nuove tecnologie abilitano alla realizzazione di nuovi servizi: per esempio si sono affermate le firme digitali e grafometriche, si diffondo modelli operativi fondati sulla collaborazione e l’accesso alle informazioni deve avvenire sempre più spesso anche in mobilità .

Anche le politiche che regolamentano i contenuti si sono evolute grazie all’apertura verso i fornitori, i clienti e gli utenti delle nostre organizzazione attraverso portali, piattaforme di commercio elettronico e iniziative di integrazione dei processi (vedi in particolar modo la fattura elettronica verso la PA, tipico esempio di interazione digitale).

Come si è trasformata, quindi, la disciplina della gestione dei contenuti?

Ieri il paradigma di un progetto di dematerializzazione era la trasformazione del documenti cartacei in digitali, ma le procedure non venivano ridisegnate e rimanevano sostanzialmente invariate.

I documenti coinvolti erano ben codificati (documenti amministrativi e fiscali in primis). I processi erano guidati da modulistica e da procedure molto burocratiche.

Oggi si assiste al superamento della “forma” documento e alla progettazione di procedure interamente digitalizzate, vedi la trasmissione della fattura elettronica o i documenti firmati digitalmente. Si deve garantire l’accesso in mobilità  e la sincronizzazione tra più dispositivi, si deve poter modulare il livello di sicurezza per alcuni tipi di contenuto in favore di collaborazione e condivisione, si devono poter gestire grandissimi volumi di documenti in tempo reale, come dettato dai ritmi imposti dal web.

Gli strumenti di ECM avanzati permettono di supportare la nostra presenza on-line e creare nuovi servizi e procedure per clienti e fornitori, di liberare i dati e le informazioni intrappolate nei documenti. Ci permettono di snellire le procedure e aumentare la nostra produttività  personale aggiungendo anche benefici di immagine, facendo percepire le nostre organizzazione come moderne, avanzate, al passo con i tempi.

La vostra gestione dei contenuti è in grado di farvi cogliere le opportunità  della digitalizzazione?

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Alessandro Lavarra

Digital Transformation e Inbound marketing specialist - Intesys
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