{"id":169,"date":"2014-12-05T09:00:18","date_gmt":"2014-12-05T08:00:18","guid":{"rendered":"https:\/\/www.intesys.it\/journal\/?p=169"},"modified":"2014-12-05T09:00:18","modified_gmt":"2014-12-05T08:00:18","slug":"il-punto-sulla-gestione-documentale","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.intesys.it\/journal\/information-technology\/il-punto-sulla-gestione-documentale\/","title":{"rendered":"Il punto sulla gestione documentale"},"content":{"rendered":"

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La nuova organizzazione digitale, con il suo messaggio di interazione multi-canale, creativit\u00e0\u00a0 ed innovazione, si scontrer\u00e0\u00a0 con il tradizionale modello del classico ECM.
\n(Gartner Jan 14)<\/em><\/p>\n

Abbiamo scelto questa frase, letta in un recente report di Gartner, come spunto per raccogliere le idee intorno allo stato della “Gestione Documentale”<\/strong>. Ad alcuni questo tema appare come un argomento consolidato, visto con gli occhi di un operatore attivo su pi\u00f9 fronti della rivoluzione digitale, invece mostra la necessit\u00e0\u00a0 di nuovi approcci e sposta in alto l’asticella degli obiettivi che permette di raggiungere nei nuovi scenari imposti dalla digitalizzazione.<\/p>\n

Siamo in una fase di cambiamento che, come ogni trasformazione, presenta delle opportunit\u00e0\u00a0 e nasconde dei rischi.
\nIn queste fasi \u00e8 particolarmente importante avere obiettivi chiari per cogliere le prime, e strategie lungimiranti per scongiurare i secondi.<\/strong><\/p>\n

La disciplina dell’ECM si occupa sempre di creare, distribuire, archiviare e ricercare documenti ma, a differenza del passato, per quanto recente, queste azioni devono tener conto di radicali cambiamenti su cosa intendiamo per contenuti e su come ci aspettiamo di usufruirne.<\/p>\n

I contenuti aziendali si sono trasformati<\/strong>: ai gestionali e agli strumenti “office” tradizionali si sono aggiunti PEC, trasmissioni EDI, XML, diffusione di immagini e video. Pensiamo, per esempio, alla registrazione di una videoconferenza<\/a> o a un’immagine di una lavagna lim. O ancora alle foto allegate ad una mail per una richiesta di reso, senza contare che, secondo Gartner, nel giro di un paio d’anni le comunicazioni verso i clienti avverranno principalmente utilizzando brevi filmati e video.<\/p>\n

Alcune nuove tecnologie abilitano alla realizzazione di nuovi servizi<\/strong>: per esempio si sono affermate le firme digitali e grafometriche, si diffondo modelli operativi fondati sulla collaborazione e l’accesso alle informazioni deve avvenire sempre pi\u00f9 spesso anche in mobilit\u00e0\u00a0.<\/p>\n

Anche le politiche che regolamentano i contenuti si sono evolute grazie all’apertura verso i fornitori, i clienti e gli utenti delle nostre organizzazione attraverso portali, piattaforme di commercio elettronico e iniziative di integrazione dei processi (vedi in particolar modo la fattura elettronica verso la PA, tipico esempio di interazione digitale).<\/p>\n

Come si \u00e8 trasformata, quindi, la disciplina della gestione dei contenuti?<\/strong><\/p>\n

Ieri il paradigma di un progetto di dematerializzazione<\/strong> era la trasformazione del documenti cartacei in digitali, ma le procedure non venivano ridisegnate e rimanevano sostanzialmente invariate.<\/p>\n

I documenti coinvolti erano ben codificati (documenti amministrativi e fiscali in primis). I processi erano guidati da modulistica e da procedure molto burocratiche.<\/p>\n

Oggi si assiste al superamento della “forma” documento e alla progettazione di procedure interamente digitalizzate<\/strong>, vedi la trasmissione della fattura elettronica o i documenti firmati digitalmente. Si deve garantire l’accesso in mobilit\u00e0\u00a0 e la sincronizzazione tra pi\u00f9 dispositivi, si deve poter modulare il livello di sicurezza per alcuni tipi di contenuto in favore di collaborazione e condivisione, si devono poter gestire grandissimi volumi di documenti in tempo reale, come dettato dai ritmi imposti dal web.<\/p>\n

Gli strumenti di ECM avanzati permettono di supportare la nostra presenza on-line e creare nuovi servizi e procedure per clienti e fornitori, di liberare i dati e le informazioni intrappolate nei documenti. Ci permettono di snellire le procedure e aumentare la nostra produttivit\u00e0\u00a0 personale aggiungendo anche benefici di immagine, facendo percepire le nostre organizzazione come moderne, avanzate, al passo con i tempi.<\/p>\n

La vostra gestione dei contenuti \u00e8 in grado di farvi cogliere le opportunit\u00e0\u00a0 della digitalizzazione?<\/strong><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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