{"id":1831,"date":"2016-03-29T09:00:14","date_gmt":"2016-03-29T07:00:14","guid":{"rendered":"https:\/\/www.intesys.it\/journal\/?p=1831"},"modified":"2022-06-29T09:42:35","modified_gmt":"2022-06-29T07:42:35","slug":"workflow-documentali-cosa-strumenti-si-realizzano","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.intesys.it\/journal\/information-technology\/workflow-documentali-cosa-strumenti-si-realizzano\/","title":{"rendered":"Workflow documentali: cosa sono e con che strumenti si realizzano"},"content":{"rendered":"

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Alfresco e Activiti: l\u2019accoppiata vincente per l’integrazione tra BPM ed ECM<\/strong><\/h2>\n

Tanti ne parlano. Ma cosa sono esattamente il BPM e il Workflow?<\/strong><\/h3>\n

La gestione documentale si \u00e8 trasformata: ieri si trattava di digitalizzare documenti, oggi di digitalizzare interi processi e flussi di lavoro<\/a>.\u00a0Tra i vantaggi della digitalizzazione dei processi c\u2019\u00e8 l\u2019introduzione di automatismi<\/strong> e di attivit\u00e0 pilotate dai sistemi<\/strong> e per questo il Workflow Management<\/em> \u00e8 diventato un tema centrale in tutti i progetti di gestione documentale. Ecco perch\u00e9 oggi tutti i fornitori di documentali<\/em> affiancano alle loro soluzioni sistemi, pi\u00f9 o meno evoluti, per la gestione dei processi ed \u00e8 per questo che sentiamo parlare ormai tutti i giorni di Business Process Management<\/strong>.<\/p>\n

Con questo articolo ci proponiamo di fare chiarezza su due termini spesso usati come sinonimi:<\/p>\n

Workflow Management<\/strong> e Business Process Management<\/strong> (BPM)<\/p>\n

anticipando alcuni argomenti trattati nella Guida alla Gestione dei Processi<\/strong>, un supporto semplice per conoscere gli strumenti e i metodi per affrontare in modo organico i progetti di gestione dei flussi. Troverete anche due esempi pratici<\/strong> per approfondire l\u2019uso di Alfresco<\/strong> e Activiti<\/strong>, le piattaforme Open Source pi\u00f9 diffuse per realizzare l\u2019integrazione tra processi e contenuti.<\/span><\/p>\n


\nLe definizioni<\/b><\/h3>\n

Sia Workflow sia BPM si riferiscono a sequenze di attivit\u00e0 lavorative correlate, ma in differenti ottiche e contesti:<\/p>\n

Business Process Management (gestione dei processi di business)<\/strong>: \u00e8 una disciplina che utilizza diversi metodi per scoprire, modellare, analizzare, misurare, migliorare e ottimizzare i processi aziendali. Un processo di business coordina il comportamento delle persone, dei sistemi, delle informazioni, per produrre risultati di business. I processi possono essere strutturati e ripetibili o non strutturati e variabili. La tecnologia \u00e8 spesso la chiave per raggiungere i risultati, ma non \u00e8 necessariamente richiesta.<\/p>\n

Workflow Management (gestione dei flussi di lavoro)<\/strong>: \u00e8 una gestione che introduce tecnologie in grado di realizzare automatismi nell\u2019esecuzione di determinate azioni e di pilotare l\u2019avanzamento delle attivit\u00e0 all\u2019interno di un flusso definito in un processo. Possiamo suddividere i workflow in due categorie:<\/p>\n

    \n
  • Workflow di integrazione<\/strong>: consentono di pilotare processi di business trasversali a diversi software e applicazioni.<\/li>\n
  • Workflow di automazione<\/strong>: \u00e8 un approccio alla gestione dei flussi di lavoro che consente di rendere automatiche le operazioni da eseguire.<\/li>\n<\/ul>\n

    Partendo da queste definizioni possiamo osservare che:<\/p>\n

      \n
    • Migliorare i flussi di lavoro in ottica BPM non significa necessariamente automatizzare il lavoro manuale. Il miglioramento dei flussi \u00e8, invece, un prerequisito che deve precedere l\u2019automazione portata dal Workflow Management.<\/li>\n
    • Considerare i termini come sinonimi pu\u00f2 portare a scegliere tecnologie improprie, non in grado di garantirci il raggiungimento dei risultati di performance desiderati.<\/li>\n
    • I flussi di lavoro impliciti all\u2019interno delle applicazioni software non sono paragonabili alle tecnologie di gestione dei Workflow, che sono in grado di esplicitare i flussi e spostare il controllo al di fuori delle applicazioni per migliorarne il controllo, la possibilit\u00e0 di modificarli e la visibilit\u00e0 (molto importante anche ai non utenti delle applicazioni).<\/li>\n<\/ul>\n

      Per riassumere:<\/p>\n

        \n
      • Il BPM \u00e8 la disciplina che ci permette di rivedere come il processo \u00e8 implementato al fine di individuare le strozzature, le lacune, le inefficienze, le eventuali procedure obsolete. <\/strong>Tratta di modellazione, analisi, benchmarking, simulazione e ottimizzazione come mezzo per migliorare l\u2019agilit\u00e0 operativa.<\/li>\n
      • Il workflow management \u00e8 l\u2019insieme di tecnologie che permette di inserire le automazioni e i controlli dove necessario per il miglioramento dei flussi<\/strong>.\u00a0L\u2019automazione del flusso di lavoro lo rende pi\u00f9 veloce, ripetibile e monitorabile.<\/li>\n<\/ul>\n

        Come si deve procedere nell\u2019affrontare un progetto?<\/strong><\/h3>\n

        Un’iniziativa sui processi dovrebbe iniziare guardando a come un processo pu\u00f2 essere migliorato senza considerare da subito la tecnologia (ad esempio, eliminando procedure obsolete o passaggi ridondanti e eccessivamente burocratizzati).<\/p>\n

        Gi\u00e0 questo riordino<\/strong> pu\u00f2 essere in grado di fornire notevoli miglioramenti.\u00a0Il passo successivo \u00e8 inserire una tecnologia per coordinare meglio le attivit\u00e0 umane<\/strong>, pilotando le azioni da eseguire o direttamente automatizzandone l\u2019esecuzione.<\/p>\n

        \n

        In ottica Digitalizzazione<\/em> gli automatismi possono essere estesi a ampi segmenti del flusso, in modo da eseguirlo senza presidio umano o invitando a partecipare direttamente ai nostri processi utenti esterni (clienti e fornitori), attraverso l\u2019apertura di specifici canali (portali, APP, interscambio con formati standard tipo xml\u2026). A\u00a0questo proposito risulta fondamentale e strategico dotarsi di piattaforme abilitanti come appunto Alfresco e Activiti.<\/p>\n<\/blockquote>\n

        Il primo step \u00e8 supportato dalla disciplina del BPM, il secondo dagli strumenti di Workflow Management:<\/strong>\u00a0i due strumenti sono complementari e devono essere utilizzati in sequenza, perch\u00e9 automatizzare un processo non ottimizzato lo rende veloce e ripetibile ma non lo migliora.<\/p>\n

        Quali sono i tipi di processo che possiamo analizzare e gestire?<\/strong><\/h3>\n

        <\/p>\n

        \n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n
        Tipo di processo<\/strong><\/th>\nEsempio<\/strong><\/th>\nSupporti e strumenti<\/strong><\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n
        Processi Form-Driven (guidati da moduli)<\/td>\nRichieste di autorizzazione<\/td>\nDocumenti, moduli, immagini scansionate<\/td>\n<\/tr>\n
        Processi di attraversamento<\/td>\n\n

        Apertura di conti correnti<\/p>\n

        Accettazione ospedaliera<\/td>\n

        		Dati strutturati e procedure gestionali<\/td>\n<\/tr>\n
        Collaborazione sui contenuti<\/td>\nRedazione collaborativa per l\u2019ideazione e realizzazione di prodotti, contratti, progetti, documenti complessi<\/td>\nDocumenti, progetti, immagini, foto, contratti, modelli<\/td>\n<\/tr>\n
        Navigazione guidata<\/td>\n\n

        Attivit\u00e0 di call center<\/p>\n

        Accettazione merce<\/td>\n

        		Set di domande, serie di compiti<\/td>\n<\/tr>\n
        Case management<\/td>\nReclami, non conformit\u00e0<\/td>\nCartelle, documenti, foto, video, registrazioni, documenti gestionali, comunicazioni<\/td>\n<\/tr>\n
        Ottimizzazione di filiera<\/td>\nGestione logistica, gestione rapporti con clienti o fornitori<\/td>\nDocumenti gestionali, doganali, rapportini, contratti, foto, comunicazioni<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n

        <\/p>\n

        \n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n
        Processi Form-Driven<\/strong><\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n
        Esempio<\/strong>: Richieste di autorizzazione<\/td>\n<\/tr>\n
        Supporti e Strumenti<\/strong>: Documenti, moduli, immaigni scansioante<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n
        Processi di attraversamento<\/strong><\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n
        Esempio<\/strong>: Apertura di conti corrente, accettazione ospedaliera<\/td>\n<\/tr>\n
        Supporti e Strumenti<\/strong>: Dati strutturati e procedure<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n
        Collaborazione sui contenuti<\/strong><\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n
        Esempio<\/strong>: Redazione collaborativa per l’ideazione e realizzazione di prodotti, contratti, progetti, documenti complessi<\/td>\n<\/tr>\n
        Supporti e Strumenti<\/strong>: Document, progetti, immagini, foto, contratti, modelli<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n
        Navigazione guidata<\/strong><\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n
        Esempio<\/strong>: Attivit\u00e0 di call center, accettazione merce<\/td>\n<\/tr>\n
        Supporti e Strumenti<\/strong>: Set di domande, serie di compiti<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n
        Case management<\/strong><\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n
        Esempio<\/strong>: Reclami, non conformit\u00e0<\/td>\n<\/tr>\n
        Supporti e Strumenti<\/strong>: Cartelle, documenti, foto, video, registrazioni, documenti gestionali, comunicazioni<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n
        Ottimizzazione di filiera<\/strong><\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n
        Esempio<\/strong>: Gestione logistica, gestione rapporti con clienti o fornitori<\/td>\n<\/tr>\n
        Supporti e Strumenti<\/strong>: Documenti gestionali, doganali, rapportini, contratti, foto, comunicazioni<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n

        \u00a0<\/strong>Quali sono i prodotti a supporto di queste discipline?<\/strong><\/h3>\n

        Per dotarsi di un prodotto che copra le esigenze sia di BPM sia di Workflow Management, la scelta deve essere orientata alle BPM Suite<\/strong>:\u00a0piattaforme a supporto dell’intero ciclo di vita della gestione dei processi (dalla prima analisi, alla definizione e progettazione, attuazione, monitoraggio, fino ai cicli di miglioramento continuo).\u00a0In virt\u00f9 poi del fatto che quasi tutti i processi sono rappresentati e supportati da documenti come moduli (processi Form-driven), documenti da allegare, raccogliere o ricercare (Processi di attraversamento, collaborativi, di navigazione, di filiera) e report (case management), un requisito chiave \u00e8 l\u2019integrazione tra BPM e la gestione di documenti e contenuti<\/strong>.<\/p>\n

        Di qui la grandissima forza dell\u2019accoppiata vincente Alfresco \/ Activiti<\/strong> che, oltre ad integrare nativamente l\u2019ECM al motore di BPM, offre i vantaggi tipici dell\u2019Open Source facilitando l\u2019interoperabilit\u00e0 tra sistemi (vitale nei workflow di integrazione e nei processi di attraversamento), l\u2019accessibilit\u00e0 alle informazioni, il supporto alla mobilit\u00e0, facilitando la trasformazione delle procedure in ottica di digitalizzazione. Non da ultimo, riduce gli investimenti, in alcuni casi anche drasticamente, rispetto ai prodotti concorrenti.[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row]\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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