{"id":2116,"date":"2016-05-05T09:00:24","date_gmt":"2016-05-05T07:00:24","guid":{"rendered":"https:\/\/www.intesys.it\/journal\/?p=2116"},"modified":"2022-06-29T09:37:08","modified_gmt":"2022-06-29T07:37:08","slug":"gestione-documentale-digitalizzazione-processo","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.intesys.it\/journal\/information-technology\/gestione-documentale-digitalizzazione-processo\/","title":{"rendered":"Da gestione documentale tradizionale a digitalizzazione di processo: quali benefici?"},"content":{"rendered":"<p><\/p>[vc_row type=&#8221;in_container&#8221; full_screen_row_position=&#8221;middle&#8221; column_margin=&#8221;default&#8221; column_direction=&#8221;default&#8221; column_direction_tablet=&#8221;default&#8221; column_direction_phone=&#8221;default&#8221; scene_position=&#8221;center&#8221; text_color=&#8221;dark&#8221; text_align=&#8221;left&#8221; row_border_radius=&#8221;none&#8221; row_border_radius_applies=&#8221;bg&#8221; overflow=&#8221;visible&#8221; overlay_strength=&#8221;0.3&#8243; gradient_direction=&#8221;left_to_right&#8221; shape_divider_position=&#8221;bottom&#8221; bg_image_animation=&#8221;none&#8221;][vc_column column_padding=&#8221;no-extra-padding&#8221; column_padding_tablet=&#8221;inherit&#8221; column_padding_phone=&#8221;inherit&#8221; column_padding_position=&#8221;all&#8221; column_element_spacing=&#8221;default&#8221; background_color_opacity=&#8221;1&#8243; background_hover_color_opacity=&#8221;1&#8243; column_shadow=&#8221;none&#8221; column_border_radius=&#8221;none&#8221; column_link_target=&#8221;_self&#8221; column_position=&#8221;default&#8221; gradient_direction=&#8221;left_to_right&#8221; overlay_strength=&#8221;0.3&#8243; width=&#8221;1\/1&#8243; tablet_width_inherit=&#8221;default&#8221; tablet_text_alignment=&#8221;default&#8221; phone_text_alignment=&#8221;default&#8221; animation_type=&#8221;default&#8221; bg_image_animation=&#8221;none&#8221; border_type=&#8221;simple&#8221; column_border_width=&#8221;none&#8221; column_border_style=&#8221;solid&#8221;][vc_column_text]Se dobbiamo rispondere al volo alla domanda: &#8220;quali sono i motivi determinanti per intraprendere un progetto di gestione documentale?&#8221;, probabilmente la nostra risposta girer\u00e0 attorno a generici concetti come:<\/p>\n<ul>\n<li>Risparmio di <strong>costi diretti.<\/strong><\/li>\n<li>Aumento dell\u2019<strong>efficienza<\/strong> nel reperire le informazioni.<\/li>\n<li>In alcuni casi, risposta\u00a0a particolari <strong>obblighi normativi.<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p>Queste risposte sono corrette, ma non danno una chiara idea\u00a0dell\u2019importanza e dell\u2019ampiezza di\u00a0un progetto di <a href=\"https:\/\/www.intesys.it\/journal\/information-technology\/i-documenti-non-esistono-piu-il-tuo-documentale-e-pronto-a-farne-a-meno\/\" rel=\"noopener\">gestione documentale<\/a>.\u00a0Di conseguenza, ne limitano la rilevanza in termini di coinvolgimento del management e di budget.<\/p>\n<p>L\u2019errore in cui pi\u00f9 frequentemente si cade nell\u2019analisi di progetti documentali \u00e8 legato alla specificit\u00e0 del caso valutato. Il <strong>piano d\u2019azione<\/strong> viene costruito per aree circoscritte:<\/p>\n<ul>\n<li>Coinvolge <strong>ristrette tipologie documentali.<\/strong><\/li>\n<li>\u00c8 diretto a servire il singolo dipartimento \u201cproprietario\u201d del documento.<\/li>\n<li>Ha come obiettivo <strong>generici risparmi<\/strong> (di costi, di spazio\u2026).<\/li>\n<\/ul>\n<p>Il passaggio necessario per garantirsi la corretta visione \u00e8 quello invece di:<\/p>\n<ul>\n<li>Analizzare il <strong>processo<\/strong> rappresentato dai documenti.<\/li>\n<li>Considerare e <strong>coinvolgere tutti i settori<\/strong> su cui il processo impatta e tutti gli \u201cutilizzatori\u201d del documento.<\/li>\n<li>Spostare gli obiettivi <strong>dal saving all\u2019innovazione.<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p>L\u2019approccio evoluto alla gestione dei contenuti si ottiene quando la gestione statica degli archivi e delle informazioni diventa <strong><a href=\"https:\/\/www.intesys.it\/journal\/information-technology\/digitalizzazione-un-caso-pratico\/\" rel=\"noopener\">digitalizzazione di processo<\/a><\/strong> e, sottinteso, ne determina la radicale riprogettazione visti i nuovi strumenti e i nuovi metodi a disposizione.<\/p>\n<p>Perch\u00e9 questo passaggio si realizzi in modo efficace, gli attori che siedono attorno al tavolo di progetto devono necessariamente rappresentare tutti gli interessi toccati durante l\u2019attraversamento del processo: un <strong>team multidisciplinare<\/strong> che porti il suo contributo in termini di attese, necessit\u00e0, vincoli per disegnare lo scenario nella sua interezza.<\/p>\n<p>Per semplificare con un esempio, pensiamo ad una azienda che opera nel mercato B2C e rileva una criticit\u00e0 nella gestione dei contratti con i clienti per via della numerosit\u00e0 delle sottoscrizioni. Secondo i due approcci visti prima potremmo avere due casi cos\u00ec descritti:<br \/>\n<!-- Tabella Desktop --><\/p>\n<div class=\"uk-hidden-small\">\n<table class=\"uk-table uk-table-striped\" style=\"height: 762px;\" width=\"782\">\n<thead style=\"background-color: #e6e6e6; color: black;\">\n<tr>\n<td width=\"132\"><strong>\u00a0<\/strong><\/td>\n<td width=\"236\">\n<p style=\"text-align: center;\"><strong>Gestione documentale tradizionale<\/strong><\/p>\n<\/td>\n<td width=\"274\">\n<p style=\"text-align: center;\"><strong>Digitalizzazione di processo<\/strong><\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td width=\"132\">\n<p style=\"text-align: center;\"><strong>Documenti coinvolti<\/strong><\/p>\n<\/td>\n<td width=\"236\">\n<p style=\"text-align: center;\">Il contratto<\/p>\n<\/td>\n<td width=\"274\">\n<p style=\"text-align: center;\">Il contratto, i documenti allegati (documenti di identit\u00e0, privacy\u2026) le fatture, gli ordini di lavoro scatenati dal contratto, documenti informativi per il cliente, garanzie o altri servizi attivati dal contratto\u2026<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td style=\"text-align: center;\" width=\"132\">\n<p><strong>Dipartimenti\/utenti<\/strong><\/p>\n<p><strong>coinvolti<\/strong><\/td>\n<td style=\"text-align: center;\" width=\"236\">L\u2019ufficio vendite<\/td>\n<td width=\"274\">\n<p style=\"text-align: center;\">Ufficio vendite, legale, ufficio tecnico, marketing, amministrazione, ufficio qualit\u00e0, il commerciale, gli utenti\/clienti che accedono ai propri documenti via App o portale\u2026<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td width=\"132\">\n<p style=\"text-align: center;\"><strong>Obiettivi<\/strong><\/p>\n<\/td>\n<td width=\"236\">\n<p style=\"text-align: center;\">Razionalizzazione dell\u2019archivio di contratti\/ conservazione di documenti rilevanti nel tempo<\/p>\n<\/td>\n<td width=\"274\">\n<p style=\"text-align: center;\">Ridefinizione del processo di sottoscrizione on line, automatizzazione della registrazione a sistema del nuovo contratto, pubblicazione lato portale dei documenti del cliente, processo di gestione del contratto sottoposto a workflow, misurazioni e controllo dei tempi di gestione, miglioramento dell\u2019immagine percepita dai clienti, individuazione ed eliminazione colli di bottiglia per accelerare i tempi di fatturazione\/incasso<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n<p><!-- Tabella mobile --><\/p>\n<div class=\"uk-visible-small\">\n<table class=\"uk-table uk-table-striped\">\n<thead style=\"background-color: #e6e6e6; color: black;\">\n<tr>\n<th><strong>GESTIONE DOCUMENTALE TRADIZIONALE<\/strong><\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td width=\"214\">Documenti coinvolti: Il contratto<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td width=\"214\">Dipartimenti\/utenti coinvolti: L&#8217;ufficio vendite<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td width=\"214\">Obiettivi: Razionalizzazione dell\u2019archivio di contratti\/conservazione di documenti rilevanti nel tempo<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<thead style=\"background-color: #e6e6e6; color: black;\">\n<tr>\n<th><strong>DIGITALIZZAZIONE DI PROCESSO<\/strong><\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td width=\"214\">Documenti coinvolti: Il contratto, i documenti allegati (documenti di identit\u00e0, privacy\u2026) le fatture, gli ordini di lavoro scatenati dal contratto, documenti informativi per il cliente, garanzie o altri servizi attivati dal contratto\u2026<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td width=\"214\">Dipartimenti\/utenti coinvolti: Ufficio vendite, legale, ufficio tecnico, marketing, amministrazione, ufficio qualit\u00e0, il commerciale, gli utenti\/clienti che accedono ai propri documenti via App o portale\u2026<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td width=\"214\">Obiettivi: Ridefinizione del processo di sottoscrizione on line, automatizzazione della registrazione a sistema del nuovo contratto, pubblicazione lato portale dei documenti del cliente, processo di gestione del contratto sottoposto a workflow, misurazioni e controllo dei tempi di gestione, miglioramento dell\u2019immagine percepita dai clienti, individuazione ed eliminazione colli di bottiglia per accelerare i tempi di fatturazione\/incasso<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n<p>Riprendendo quindi la domanda iniziale su quali siano i motivi determinanti per intraprendere un progetto di gestione documentale, possiamo articolare la risposta dicendo che<strong> \u00e8 l\u2019occasione per ridisegnare i processi<\/strong> alla luce degli strumenti e metodi propri della digitalizzazione, con i relativi benefici:<\/p>\n<ul>\n<li>Razionalizzazione e <strong>automazione delle attivit\u00e0<\/strong> umane a poco valore.<\/li>\n<li>Riduzione dei tempi di attraversamento e di <strong>evasione delle pratiche.<\/strong><\/li>\n<li><strong>Riduzione dei tempi<\/strong> con cui le informazioni e i documenti sono messi a disposizione dei fruitori.<\/li>\n<li>Possibilit\u00e0 di <strong>monitorare<\/strong>, rendicontare e ottimizzare i processi in ottica di miglioramento continuo.<\/li>\n<li>Miglioramento della <strong>comunicazione<\/strong> verso l\u2019esterno (clienti\/fornitori).<\/li>\n<li>Miglioramento della <strong>sicurezza<\/strong> in ottica disaster recovery e business continuity.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Il nostro approccio al tema della digitalizzazione di documenti e processi e la scelta di una piattaforma tecnologicamente predisposta per affrontare le criticit\u00e0 proprie dell\u2019attuale rivoluzione digitale ci permettono di allargare l\u2019ampiezza e la profondit\u00e0 dei progetti.<\/p>\n<p>Anche rispondendo a specifici bisogni, progettiamo soluzioni in grado di non rimanere confinate nelle aree in cui sono nate, ma in grado di crescere e cogliere le opportunit\u00e0 e i benefici dei nuovi modelli operativi. Non ci fermiamo al generico recupero di efficienza o alla riduzione dei costi ma cerchiamo di analizzare i processi nel modo pi\u00f9 ampio possibile.<\/p>\n<p><strong>Hai necessit\u00e0 di introdurre o evolvere il tuo sistema di gestione documentale?<\/strong><\/p>\n<p>Hai intrapreso o stai valutando progetti di digitalizzazione (introduzioni di APP, portali, e-commerce, digitalizzazione di procedure con firme digitali o grafomentriche, <a href=\"https:\/\/www.intesys.it\/journal\/information-technology\/digital-workplace-gli-ingredienti-per-una-intranet-aziendale-di-successo\/\">digital workplace<\/a>, collaboration, social office\u2026) e vuoi verificare in questa ottica la disponibilit\u00e0 e fruibilit\u00e0 dei documenti e delle informazioni e la solidit\u00e0 dei loro sistemi di gestione?<\/p>\n<p>Confrontati con noi e prova gli strumenti che abbiamo messo a punto per misurare il livello di maturit\u00e0 dei tuoi processi interni e cosa fare per abilitarli alla trasformazione digitale.[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row]\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Perch\u00e9 intraprendere un progetto di gestione documentale? Sicuramente \u00e8 l\u2019occasione per ridisegnare i processi alla luce degli strumenti e metodi propri della digitalizzazione.<\/p>\n","protected":false},"author":43,"featured_media":2129,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"inline_featured_image":false,"footnotes":""},"categories":[27],"tags":[328],"class_list":{"0":"post-2116","1":"post","2":"type-post","3":"status-publish","4":"format-standard","5":"has-post-thumbnail","7":"category-information-technology","8":"tag-gestione-documentale"},"acf":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v25.8 - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Da gestione documentale a digitalizzazione di processo<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Perch\u00e9 intraprendere un progetto di gestione documentale? 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