{"id":226,"date":"2015-02-08T09:00:44","date_gmt":"2015-02-08T08:00:44","guid":{"rendered":"https:\/\/www.intesys.it\/journal\/?p=226"},"modified":"2022-06-28T14:56:23","modified_gmt":"2022-06-28T12:56:23","slug":"think-orange-before-you-print","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.intesys.it\/journal\/information-technology\/think-orange-before-you-print\/","title":{"rendered":"Think Orange before you print"},"content":{"rendered":"

<\/p>[vc_row type=”in_container” full_screen_row_position=”middle” column_margin=”default” column_direction=”default” column_direction_tablet=”default” column_direction_phone=”default” scene_position=”center” text_color=”dark” text_align=”left” row_border_radius=”none” row_border_radius_applies=”bg” overflow=”visible” overlay_strength=”0.3″ gradient_direction=”left_to_right” shape_divider_position=”bottom” bg_image_animation=”none”][vc_column column_padding=”no-extra-padding” column_padding_tablet=”inherit” column_padding_phone=”inherit” column_padding_position=”all” column_element_spacing=”default” background_color_opacity=”1″ background_hover_color_opacity=”1″ column_shadow=”none” column_border_radius=”none” column_link_target=”_self” column_position=”default” gradient_direction=”left_to_right” overlay_strength=”0.3″ width=”1\/1″ tablet_width_inherit=”default” tablet_text_alignment=”default” phone_text_alignment=”default” animation_type=”default” bg_image_animation=”none” border_type=”simple” column_border_width=”none” column_border_style=”solid”][vc_column_text]Molti messaggi di posta che riceviamo si chiudono con il consiglio di pensare all’ambiente prima di stamparli e non possiamo che essere d’accordo ma, occupandoci di document management<\/a>, vorremmo aggiungere qualcosa oltre alla motivazione ecologica su come utilizzare meglio la posta elettronica.<\/p>\n

La mail \u00e8 uno strumento di lavoro versatile, immediato, disponibile a tutti e che tutti abbiamo sotto mano ogni giorno. Per questo ne facciamo un larghissimo uso.<\/p>\n

Pi\u00f9 immediata e comoda di una telefonata, pi\u00f9 efficace di un client per la messaggistica istantanea: non stupisce che, nelle aziende italiane, il pi\u00f9 comune strumento di condivisione di documenti sia l’e-mail<\/strong>.<\/p>\n

L’e-mail dunque, facile e sempre a portata di mano, svolge moltissimi ruoli. Ma siamo sicuri che sia sempre lo strumento pi\u00f9 efficace?<\/p>\n

E siamo sicuri che inoltrarla o stamparla, come promemoria o per “pinzarla” ad un documento correlato, sia il modo migliore per usare le informazioni che veicola?<\/p>\n

Spesso, le informazioni contenute nelle e-mail sono attinenti ad una pratica, ad una transazione o a uno specifico progetto. \u00e0\u02c6 corretto, quindi, che queste informazioni rimangano nella nostra casella di posta o stampate sulla nostra scrivania, o sarebbe preferibile poterle inserire in un sistema che le correli al processo aziendale di cui fanno parte?<\/p>\n

Visto che la nostra soluzione documentale si chiama Orange ECM<\/strong>, il celebre “think green” diventer\u00e0\u00a0: “think orange before you print”.<\/p>\n

Di seguito 4 esempi in cui si evidenziano alcuni limiti della posta elettronica e come risolverli<\/strong> “pensando Orange”:<\/p>\n

1. Collaborazione alla stesura di un documento<\/strong><\/p>\n

Utilizzare l’e-mail per chiedere ad un collega di correggere o commentare un documento che mandiamo in allegato \u00e8 un gesto immediato, che compiamo tutti i giorni, che ha come conseguenza minima di trovarci una catena di messaggi di posta con varie versioni del nostro documento. \u00e0\u02c6 facile perdere il controllo di quale sia la versione approvata o di non riuscire a risalire a chi ha fatto quali interventi sullo stesso.<\/p>\n

“Pensare Orange” significa avere a disposizione semplici workflow approvativi<\/strong>, il check-out<\/strong> e il blocco dei documenti in lavorazione<\/strong>, la gestione delle versioni<\/strong> e altri strumenti di office collaboration<\/strong>.<\/p>\n

2. Archivio di informazioni<\/strong><\/p>\n

Per quanto ci si sforzi di classificare la posta elettronica ed organizzarla in cartelle e sottocartelle, non otterremo mai una archivio efficace per ricercare e riutilizzare le informazioni e, in ogni caso, in questo modo non riusciremo a condividere e associare le informazioni nel modo corretto. Senza contare il rischio di perdita dei dati e il costo, in termini di spazio, che questo sistema comporta.<\/p>\n

“Pensare Orange” significa poter archiviare una sola volta un messaggio<\/strong>, magari in PDF per averne una comoda anteprima, indicizzarlo e renderlo disponibile ad un gruppo di lavoro, correlarlo ad una pratica<\/strong> o ad un documento e ritrovarlo quando serve senza doverlo cercare<\/strong>.<\/p>\n

3. In sostituzione dei documenti formali<\/strong><\/p>\n

I ritmi sempre pi\u00f9 serrati delle nostre transazioni e interazioni hanno consolidato l’abitudine di racchiudere in un semplice messaggio di posta contenuti di carattere gestionale: la conferma di un ordine, il cambio di una data di consegna o addirittura la gestione di interi processi, come per esempio la gestione di un reso, vengono interamente veicolati da scambi di e-mail sfuggendo a qualsiasi procedura e rendendo difficile il reperimento e la tracciatura delle informazioni a distanza di tempo.<\/p>\n

“Pensare Orange” significa poter far partire processi gestionali dalla ricezione di una mail o archiviare un messaggio di posta e classificarlo per il documento che rappresenta e non come semplice corrispondenza, o poterlo correlare ad un documento gestionale o, ancora, archiviare l’allegato e non la mail se questa \u00e8 solo il mezzo di spedizione.<\/p>\n

4. Come strumento di distribuzione delle informazioni<\/strong><\/p>\n

Apparentemente l’e-mail sembra il metodo pi\u00f9 corretto per distribuire rapidamente ad un gruppo di lavoro un documento o una informazione, per esempio inviando un messaggio ad una lista di distribuzione con allegato l’ultimo listino in vigore o la presentazione pi\u00f9 aggiornata o l’ultima versione del manuale delle procedure. Ma, oltre alla replica inutile di file che occupano solo spazio e banda di trasmissione, tra qualche giorno o mese come ricercheremo quell’ultimo report aggiornato? Nella nostra casella di posta? Siamo sicuri di ritrovarlo? E di trovare proprio l’ultimo, il pi\u00f9 aggiornato?<\/p>\n

“Pensare Orange” significa comunicare, anche attraverso l’invio di un link, l’esistenza del documento che vogliamo distribuire senza creare inutile ridondanza di file e occupazione di spazio e banda, cos\u00ec seguendo quel link anche a distanza di tempo troveremo sempre il documento pi\u00f9 aggiornato e in corso di validit\u00e0\u00a0.<\/p>\n

Per questi piccoli esempi e per tanti altri casi, uno strumento di gestione documentale<\/strong> deve svolgere efficacemente i compiti che impropriamente facciamo svolgere all’e-mail e deve essere in grado di integrarsi con la posta elettronica, perch\u00e9 il gesto pi\u00f9 immediato da fare quando riceviamo un messaggio non sia stamparlo o inoltrarl,o ma sia di incanalarlo nelle procedure aziendali o correlarlo alla pratica a cui fa riferimento perch\u00e9 sia archiviato, condiviso, salvaguardato e utilizzato nel modo pi\u00f9 appropriato.<\/p>\n

Una soluzione documentale deve avere la stessa immediatezza, familiarit\u00e0\u00a0 e disponibilit\u00e0\u00a0 che ha la posta elettronica perch\u00e9 sia veramente efficace e utilizzata altrettanto diffusamente<\/strong>.<\/p>\n

Orange ECM<\/strong> \u00e8 anche acquisizione massiva<\/strong>, data capture e processazione automatica di posta elettronica e PEC<\/strong>. D’ora in avanti quindi Think green<\/span><\/strong> Orange<\/strong> before you print[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row]\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Strumenti di gestione documentale come soluzioni organizzative e nel rispetto di pratiche green.<\/p>\n","protected":false},"author":43,"featured_media":435,"comment_status":"closed","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"inline_featured_image":false,"footnotes":""},"categories":[27],"tags":[328],"class_list":{"0":"post-226","1":"post","2":"type-post","3":"status-publish","4":"format-standard","5":"has-post-thumbnail","7":"category-information-technology","8":"tag-gestione-documentale"},"acf":[],"yoast_head":"\nThink Orange before you print<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Think Orange before you print - Intesys Journal\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/www.intesys.it\/journal\/information-technology\/think-orange-before-you-print\/\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"it_IT\" \/>\n<meta property=\"og:type\" content=\"article\" \/>\n<meta property=\"og:title\" content=\"Think Orange before you print\" \/>\n<meta property=\"og:description\" content=\"Think Orange before you print - 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