{"id":255,"date":"2015-03-26T09:00:54","date_gmt":"2015-03-26T08:00:54","guid":{"rendered":"https:\/\/www.intesys.it\/journal\/?p=255"},"modified":"2022-06-28T14:50:16","modified_gmt":"2022-06-28T12:50:16","slug":"le-3-domande-per-una-strategia-documentale-di-successo","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.intesys.it\/journal\/information-technology\/le-3-domande-per-una-strategia-documentale-di-successo\/","title":{"rendered":"Le 3 domande per una strategia documentale di successo"},"content":{"rendered":"

<\/p>[vc_row type=”in_container” full_screen_row_position=”middle” column_margin=”default” column_direction=”default” column_direction_tablet=”default” column_direction_phone=”default” scene_position=”center” text_color=”dark” text_align=”left” row_border_radius=”none” row_border_radius_applies=”bg” overflow=”visible” overlay_strength=”0.3″ gradient_direction=”left_to_right” shape_divider_position=”bottom” bg_image_animation=”none”][vc_column column_padding=”no-extra-padding” column_padding_tablet=”inherit” column_padding_phone=”inherit” column_padding_position=”all” column_element_spacing=”default” background_color_opacity=”1″ background_hover_color_opacity=”1″ column_shadow=”none” column_border_radius=”none” column_link_target=”_self” column_position=”default” gradient_direction=”left_to_right” overlay_strength=”0.3″ width=”1\/1″ tablet_width_inherit=”default” tablet_text_alignment=”default” phone_text_alignment=”default” animation_type=”default” bg_image_animation=”none” border_type=”simple” column_border_width=”none” column_border_style=”solid”][vc_column_text]Come abbiamo raccontato nei precedenti post, c’\u00e8 una rivoluzione digitale<\/strong><\/a> in corso. Come tutte le rivoluzioni, porta con se opportunit\u00e0\u00a0 e rischi.<\/p>\n

Mai come in questo momento, quindi, si rende necessario affrontare i nuovi progetti<\/strong> con una precisa strategia<\/strong>. In particolar modo i progetti di gestione dei contenuti<\/strong>, visto che il loro impatto nelle nostre organizzazioni \u00e8 enorme. E visto che i ritmi delle procedure digitali esigono disponibilit\u00e0\u00a0 di informazioni in tempi rapidissimi e in molteplici nuove modalit\u00e0\u00a0, oltre ad aver cambiato la natura di ci\u00f2 che chiamiamo “documento”.<\/p>\n

La nostra esperienza e il nostro modello prevedono precise azioni da compiere prima di intraprendere un progetto di Enterprise Content Management<\/strong> di successo e realmente efficace, riassumibili nella risposta a queste 3 domande.<\/p>\n

1) Dove sono oggi i miei documenti?
\nUn piano di successo inizia sempre con una corretta valutazione del punto di partenza<\/strong>. Dove mi trovo e cos’ho in mano saranno i primi elementi da chiarire. Sar\u00e0\u00a0 quindi necessario censire e valutare gli attuali strumenti di gestione dei contenuti ed identificare gli opportuni interventi per migliorarne l’efficienza<\/strong>.<\/p>\n

Nelle nostre organizzazioni, i contenuti sono presenti e proliferano a prescindere dagli strumenti con cui abbiamo deciso di gestirli. Sicuramente in questo momento quei contenuti e quei documenti sono da qualche parte. Siamo certi di sapere dove? Abbiamo la piena consapevolezza del perch\u00e9 sono conservati proprio in quel luogo? E cosa comporta? Quali sono i pro e i contro?<\/p>\n

Gi\u00e0\u00a0 con una prima veloce analisi, anche nelle organizzazioni che riteniamo pi\u00f9 semplici troviamo almeno quattro o cinque repository documentali<\/strong> pi\u00f9 o meno funzionali. Nella vostra azienda non \u00e8 cos\u00ec? Siete molto pi\u00f9 snelli? Provate a pensare al File System, alle share di windows, a strumenti specifici per il DAM o per l’ufficio tecnico, al gestionale che archivia le fatture, alle cartelle alimentate dagli scanner, ai dischi fissi dei singoli PC degli utenti, le caselle di posta elettronica organizzate in cartelle e sottocartelle, gli strumenti di file sharing in cloud tipo Google Drive, gli archivi cartacei, la intranet, i documenti del personale, i documenti di office collaboration, il portale con i documenti a disposizione di utenti e clienti… Forse sono anche pi\u00f9 di quattro o cinque repository, non vi pare?<\/p>\n

2) A cosa mi serve un ECM?
\n<\/strong>Un investimento si pianifica e si giustifica solo se ci sono miglioramenti misurabili<\/strong> nel modo di condurre i propri affari. Per non cercare budget e sponsor interni motivati solo da una sensazione generica di risparmio e di miglioramento dell’efficienza, \u00e8 necessario individuare ed elencare gli obiettivi di business<\/strong> che si intendono raggiungere con una strategia ECM. I miei obiettivi dovranno poi essere messi in ordine di fattibilit\u00e0\u00a0, rapporto costi\/benefici e sar\u00e0\u00a0 necessario stabilire una sequenza e una priorit\u00e0\u00a0 per i progetti, valutando anche le resistenze e i fattori di rischio. Solo cos\u00ec potr\u00f2 monetizzare le mie aspettative e calcolare un budget di spesa ed un orizzonte temporale per il mio progetto documentale.<\/strong> Diversamente sar\u00e0\u00a0 sempre sotto-finanziato e rimandato a tempi migliori.<\/p>\n


\n3) Chi decide come va trattato un contenuto?
\n<\/strong>Chi decide oggi nelle nostre organizzazione se un determinato file o contenuto pu\u00f2 essere tenuto sul cloud pubblico, va condiviso con colleghi o collaboratori esterni, se va protetto o meno? Chi decide l’iter di una procedura? Chi sa quante e quali versioni esistono di un documento? Chi pu\u00f2 accedere o prendere in carico gli originali di un dato documento? Chi ne \u00e8 poi responsabile della scomparsa?<\/p>\n

Le tipologie di documenti sono cos\u00ec varie e la loro durata \u00e8 ormai cos\u00ec effimera che spesso non vengono codificate metodologie di gestione<\/strong> e ogni utente o dipartimento agisce per buon senso o per consuetudine e di propria iniziativa. Molti per\u00f2 sono gli aspetti legati alla gestione di dati e informazioni.<\/p>\n

\u00e0\u02c6 utile quindi individuare un responsabile<\/strong> (meglio un team multidisciplinare) della gestione dei contenuti, che possa avere una visione il pi\u00f9 possibile trasversale e completa, per determinare come gestire le informazioni sia in termini di efficienza organizzativa, perch\u00e9 siano di supporto al lavoro di tutti i giorni, sia architetturale, perch\u00e9 non creino ridondanze, problemi di backup o complessit\u00e0\u00a0 infrastrutturali, sia infine in termini di sicurezza e privacy.<\/p>\n

Adesso sappiamo quali contenuti abbiamo e dove sono depositati. Sappiamo con che tecnologie sono gestiti e possiamo quindi misurarne i limiti e i pregi. Abbiamo anche chiarito come un progetto di ECM pu\u00f2 supportare i nostri affari e che ritorni possiamo aspettarci. In pi\u00f9 abbiamo individuato le persone che possono valutare i vari aspetti che impattano con la gestione dei contenuti e decidere come trattarli. Non resta che scegliere la tecnologia pi\u00f9 performante<\/strong> e il partner per realizzare la nostra digitalizzazione<\/strong> delle procedure documentali.<\/p>\n

Buon lavoro ; )[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row]\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

C’\u00e8 una rivoluzione digitale in corso. Bisogna affrontare i progetti con una precisa strategia, specie quelli di gestione dei contenuti.<\/p>\n","protected":false},"author":43,"featured_media":422,"comment_status":"closed","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"inline_featured_image":false,"footnotes":""},"categories":[27],"tags":[328],"class_list":{"0":"post-255","1":"post","2":"type-post","3":"status-publish","4":"format-standard","5":"has-post-thumbnail","7":"category-information-technology","8":"tag-gestione-documentale"},"acf":[],"yoast_head":"\nLe 3 domande per una strategia documentale di successo<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Le 3 domande per una strategia documentale di successo - Intesys Journal\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/www.intesys.it\/journal\/information-technology\/le-3-domande-per-una-strategia-documentale-di-successo\/\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"it_IT\" \/>\n<meta property=\"og:type\" content=\"article\" \/>\n<meta property=\"og:title\" content=\"Le 3 domande per una strategia documentale di successo\" \/>\n<meta property=\"og:description\" content=\"Le 3 domande per una strategia documentale di successo - 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