Prima di addentrarci nelle modalit\u00e0 di progettazione della Intranet aziendale<\/a>, occorre chiarire il contesto nel quale tale soluzione va a impattare sui dipendenti e i diversi livelli che caratterizzano il lavoro quotidiano. Nel lavoro di analisi abbiamo individuato questi tre livelli:<\/p>\n Accanto ai 3 livelli degli utilizzatori, bisogna poi tenere conto delle principali funzioni svolte dalla Intranet<\/strong>, quali:<\/p>\n Fatte queste dovute premesse concettuali sulla funzione di una Intranet aziendale<\/a>, il primo passo che abbiamo fatto per progettare un digital workplace di un gruppo assicurativo<\/strong> \u00e8 stato indagare e analizzare i bisogni delle persone<\/strong> che ne avrebbero fatto uso.<\/p>\n La Intranet \u00e8 l\u2019ambiente digitale in cui le persone possono comunicare tra loro, organizzarsi le attivit\u00e0 lavorative, conoscere colleghi e l\u2019ambiente aziendale attraverso la condivisione di informazioni e competenze: un ambiente in cui confluiscono le esigenze e le abitudini di diverse persone, per cui la chiave strategica per sviluppare una portale Intranet utile e condiviso \u00e8 partire dai bisogni dei dipendenti<\/a>.<\/p>\n Ma come far emergere i bisogni e le necessit\u00e0 reali di tutti i dipendenti?<\/strong><\/p>\n In un momento di cambiamenti radicali, in cui la rivoluzione digitale ha influito pesantemente sui modelli organizzativi e le modalit\u00e0 di lavoro delle persone, \u00e8 fondamentale non trascurare la raccolta di informazioni per capire in profondit\u00e0 le dinamiche di lavoro e le esigenze sottostanti<\/strong> e adottare di conseguenza una soluzione funzionale ed efficace, che diventa il punto di incontro di molteplici abitudini e mindset.<\/p>\n Obiettivo sfidante e ancor pi\u00f9 complesso quando le opinioni e i bisogni da ascoltare sono di diverse centinaia di dipendenti<\/strong>, come nel caso del progetto realizzato per una societ\u00e0 assicurativa, per cui diventa fondamentale identificare strumenti<\/strong> utili (come i questionari) e metodologie di Design<\/strong> adatte per fare emergere non solo i bisogni espliciti, ma anche quelli taciti.<\/p>\n Per esplorare in profondit\u00e0 le esigenze reali siamo partiti da questionari online su larga scala,<\/strong> realizzati dall’azienda stessa, che hanno coinvolto la maggior parte dei dipendenti.<\/p>\n I questionari online hanno consentito di individuare poi in fase di analisi i cluster di problematiche<\/strong> e richieste maggiormente sentiti come importanti dai dipendenti, successivamente discussi e argomentati in un brainstorming collettivo,<\/strong> dando voce per esempio alla necessit\u00e0 di gestire in modo strutturato il know-how aziendale o all’utilit\u00e0 di facilitare le relazioni digitali tra uffici. In questi momenti di raccolta dei bisogni \u00e8 emerso come spesso sia difficile (se non impossibile) conoscere facilmente le diverse funzioni aziendali, le mansioni specifiche e i ruoli dei colleghi con cui le interazioni sono poco frequenti.<\/p>\n [nectar_btn size=\"large\" open_new_tab=\"true\" button_style=\"regular\" button_color_2=\"Accent-Color\" color_override=\"#0f33ce\" solid_text_color_override=\"#ffffff\" icon_family=\"none\" button_id=\"pulsante_journal_articolo\" text=\"Scopri tre casi concreti\" margin_top=\"30\" url=\"https:\/\/www.intesys.it\/information-technology\/da-intranet-a-digital-workplace\/\"]\n In un secondo momento abbiamo organizzato delle sessioni di workshop di co-design<\/a> con un numero ristretto di stakeholder (12 partecipanti), applicando le metodologie di Design Thinking<\/a> e di Gamestorming.<\/p>\n Per identificare i partecipanti<\/strong> abbiamo individuato gli uffici promotori del cambiamento, tra i quali:<\/p>\n Dopo un’attenta valutazione, abbiamo considerato che queste fossero le persone pi\u00f9 indicate e rappresentative dei bisogni aziendali<\/strong> e, al tempo stesso, gli stakeholder con maggiore capacit\u00e0 di influenza per l\u2019adozione di questo nuovo strumento aziendale.<\/p>\n Le persone coinvolte nelle iniziative\u00a0di co-design<\/a> hanno partecipato\u00a0inizialmente\u00a0ad attivit\u00e0 finalizzate alla raccolta dei bisogni, quali interviste collettive suddivise in uffici<\/strong>, per cui ciascuno\u00a0<\/strong>si \u00e8 fatto portavoce di istanze specifiche, strettamente correlate con le attivit\u00e0 quotidiane.<\/p>\n In un primo momento di ascolto \u00e8 stato fondamentale creare un rapporto empatico per riuscire ad ottenere informazioni affidabili e credibili. Il dialogo ha favorito l\u2019emergere di necessit\u00e0<\/strong> sentite dai singoli individui ma mai palesate, come la possibilit\u00e0 di condividere con il proprio ufficio una to-do list in cui ognuno possa vedere quali sono i singoli task personali e dei colleghi, favorendo quindi la collaborazione nell\u2019ufficio.<\/p>\n\n
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Ascoltare i dipendenti per tener conto delle loro esigenze<\/h2>\n
Come coinvolgere i dipendenti nella progettazione della Intranet<\/h2>\n
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