LA STORIA IN BREVE
Una nuova soluzione moderna, sicura e performante per la fatturazione e contabilità
Fratelli Carli ci ha contattato per modernizzare il loro applicativo per la fatturazione e contabilità e sostituirlo con uno strumento in grado di semplificare i processi di gestione della contabilità clienti e trasportatori, asservita alla rete di deliver dedicata e con flussi distinti tra Italia e estero. Il progetto ha portato alla creazione del Portale Fatturazione e Contabilità, che ha centralizzato e semplificato la gestione di informazioni e processi in un’unica piattaforma digitale, migliorando l’efficienza complessiva.
IL CLIENTE
Fratelli Carli SpA SB
Fratelli Carli SpA SB è un’azienda ligure nel settore dell’olio d’oliva di qualità e le quattro generazioni che l’hanno guidata si distinguono dal 1911 per passione, innovazione e rispetto per la tradizione. Famosa per il suo Olio Carli, un simbolo di eccellenza che ha conquistato non solo l’Italia, ma anche i mercati internazionali, oggi l’azienda produce ed esporta una vasta gamma di prodotti di qualità attraverso una formula di vendita diretta al consumatore e una rete di trasportatori dedicata.
L’OBIETTIVO
Un portale per semplificare la gestione e ridurre i costi
Per Fratelli Carli è emersa la necessità di rinnovare il sistema informatico e gestionale, sostituendo il mainframe datato con tecnologie più avanzate, al fine di ottimizzare i flussi di lavoro, aumentare l’efficienza operativa, ridurre i costi di gestione e migliorare la sicurezza.
In particolare, il progetto con Intesys ha riguardato la modernizzazione del gestionale di fatturazione e contabilità, asset centrale dei processi di vendita dell’azienda.
LE SFIDE
Dalla complessità alla gestione centralizzata di dati, processi e reparti
Gestione della contabilità della rete di trasportatori dedicata
Centralizzare i processi di fatturazione degli ordini clienti
Alto traffico di ordini e picchi stagionali
Molteplicità dei metodi di pagamento
Necessità di replicare i processi impostati negli anni
Omnicanalità dei processi di acquisto e di comunicazione
Adeguamento alla nuova interfaccia utente del gestionale
LA SOLUZIONE
Modernizzare ed efficientare i processi grazie a un gestionale custom e al Design to Deliver
Il progetto ha riguardato la sostituzione del mainframe legacy per la gestione di contabilità di clienti e trasportatori con un portale web, introducendo soluzioni più moderne al posto dei vecchi strumenti in uso.
Lo sviluppo di una soluzione custom ha permesso di ottimizzare e modernizzare componenti chiave dell’ecosistema, come
- motore di fatturazione degli ordini cliente
- contabilità clienti e trasportatori
- riconciliazione pagamenti digitali e bancari
- gestione del post vendita (resi e solleciti di pagamento)
L’intervento ha avuto anche l’obiettivo di migliorare l’inter-operabilità tra i vari sistemi aziendali, rendendo la gestione delle attività contabili più fluida e integrata. Per questo motivo il progetto ha previsto un’importante fase di analisi e di Design to Deliver che ha aiutato a implementare una soluzione che si adattasse ai processi in uso.
La partecipazione costante degli stakeholder in tutte le fasi di progetto è stata essenziale per favorire un allineamento continuo e la corrispondenza del progetto sviluppato alle esigenze di business e di utilizzo.
Design to Deliver: conciliare la nuova soluzione con i processi aziendali e migliorare la UX
Il team Design ha aiutato nella fase iniziale ad analizzare i bisogni e i processi interni, fornendo al team Sviluppo supporto per migliorare l’interfaccia utente, aumentare la gestibilità del sistema e rendere più semplice la navigazione del nuovo gestionale. Attraverso la mappatura delle procedure abituali di utilizzo e il coinvolgimento diretto dei team cliente, è stato possibile ri-organizzare i processi in ottica di semplificazione e di integrare automatismi e modelli di lavoro nel nuovo strumento, garantendo così l’efficienza dei processi.
Sviluppo IT: realizzazione di un applicativo moderno, funzionale e sicuro
Il team di Sviluppo ha riscritto il gestionale di fatturazione e contabilità utilizzando tecnologie Java Spring Boot e React, con un focus di intervento sulla centralizzazione di dati e processi e sulla sicurezza. Rispetto alla precedente modalità di visualizzazione con dati suddivisi e molteplici schermate, sono state realizzate interfacce che permettessero alle informazioni di “dialogare” tra loro, con insight più chiari e utilizzabili. Inoltre, è stata centrale la parte di integrazione con i molti sistemi e piattaforme esterni, dai gateway di pagamento a Salesforce, il gestionale del magazzino e il sistema di reportistica in uso.
I NUMERI DEL PROGETTO
130
numero di trasportatori a cui vengono affidati gli ordini
16.000
picco massimo di ordini giornalieri gestiti
I RISULTATI
Un applicativo di gestione unico, sicuro, scalabile e facilmente utilizzabile
Le fasi del progetto
1. Analisi e documentazione dei processi
Il progetto è partito con una fase di analisi approfondita. Fratelli Carli, grazie alla competenza del proprio team IT, ha fornito una documentazione descrittiva con un alto livello di dettaglio tutti i processi aziendali da coprire con il nuovo strumento. Questo ha permesso di avere una visione chiara degli obiettivi e delle funzionalità necessarie, ma anche delle criticità da gestire in termini di introduzione di un nuovo strumento in presenza di procedure di lavoro consolidate. All’analisi sono state affiancate sessioni di Design to Deliver per tradurre i desiderata in indicazioni concrete per la realizzazione del gestionale ed elaborare precise stime di lavorazione.
2. Design to Deliver, piano di implementazione e sprint di lavoro
La sfida del Design è stata particolarmente complessa, poiché si è trattato di ripensare e migliorare un sistema esistente da diversi anni, mantenendo però la familiarità con l’esperienza utente preesistente. La fase di progettazione ha quindi incluso la creazione di nuove modalità di interazione più moderne e intuitive. Per gestire la complessità e monitorare i progressi, il lavoro si è avvalso del metodo Agile ed è stato suddiviso in diversi Sprint mensili verticali, ciascuno focalizzato su specifiche funzionalità del progetto, sia design che tecniche, in cui sono stati coinvolti i diversi attori appartenenti agli uffici interessati dal nuovo applicativo, che con il loro know-how hanno aiutato il lavoro di riprogettazione. A questi è seguita la fase di implementazione.
3. Mappatura e riscrittura del codice
La riscrittura del sistema è stata una fase cruciale, in cui è stato necessario ri-mappare i processi esistenti su un nuovo codice Java, utilizzando una tecnologia più moderna e performante. In particolare, è stato fondamentale garantire che gli automatismi e i processi complessi del vecchio sistema fossero trasferiti senza perdere funzionalità importanti, ma anzi con miglioramenti che aggiungessero valore ed efficienza.
4. Riprogettazione dell’interfaccia utente
Una delle sfide maggiori è stata ripensare l’interfaccia utente, considerando che il vecchio sistema presentava modalità operative complesse, in cui gli utenti dovevano passare attraverso più schermate per ottenere un risultato. Le comprensibili preoccupazioni degli stakeholder erano legate al timore che il nuovo sistema potesse risultare più difficile da usare, rispetto a quello legacy a cui erano abituati, e ciò potesse impattare con la produttività. Per questo motivo, è stata fondamentale rivedere e semplificare UX e UI, con un approccio più intuitivo e snello, riducendo il numero di passaggi necessari per completare le operazioni.
5. Coinvolgimento degli stakeholder
Durante tutto il progetto, è stato cruciale il coinvolgimento costante degli stakeholder (co-design), che hanno fornito feedback preziosi sul funzionamento del sistema e delle proposte di implementazione. Questo approccio, assieme agli Sprint di lavoro per la validazione step-by-step del progetto, ha permesso di affinare le soluzioni in corso d’opera, garantendo che il prodotto finale rispondesse pienamente alle esigenze dell’azienda e fosse user-friendly. Inoltre, il loro coinvolgimento utilizzo ha contribuito a facilitare la transizione al nuovo gestionale.
Competenze e know-how
Sviluppo front-end
Co-design
Metodologia Agile
Analisi tecnica
Ottimizzazione dell’esperienza utente
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